Recurso 3 – La localización como método de preservación digital
Cuando comenzamos a construir Documento Activado, una pregunta nos rondaba en cada reunión ¿para qué digitalizar un documento cuando alguien ya lo hizo? Parece sencilla, pero es de la que nos guía a la hora de decidir por dónde empezar. Digitalizar no es lo mismo que preservar, y preservar no siempre pasa por volver a digitalizar. Son gestos distintos que responden a necesidades distintas. La preservación apunta a garantizar que un documento siga siendo legible, auténtico y accesible en el tiempo, no solo que su soporte sobreviva (Cruz Mundet, 2011). En el caso de los documentos digitales, eso implica migrar periódicamente a formatos y tecnologías más estables, porque ningún soporte digital dura para siempre. La preocupación que antes se concentraba en el almacenamiento físico hoy se desplaza hacia lo que las Actas del CeDInCI describen como «la necesidad de la migración permanente de formatos» (Castro, 2019).
En Documento Activado organizamos nuestras decisiones en torno a tres ejes: el tiempo, la copia y La localización. No son categorías teóricas. Son las preguntas concretas que nos hacemos antes de decidir qué digitalizar, cuándo y por qué.
El tiempo
No todos los documentos envejecen de la misma manera. Un papel de archivo bien conservado puede durar siglos. Un papel térmico, en cambio, cuya tinta desaparece sola por el factor del calor, tiene una fecha de vencimiento que nadie eligió. Un diskette de 3½ pulgadas puede estar físicamente intacto y ser completamente ilegible porque ya no hay dispositivos que lo lean. En ambos casos el tiempo no trabaja solo sobre la materia, trabaja también sobre la infraestructura necesaria para acceder al contenido. Peter Chan, archivista digital de la Universidad de Stanford, lo pone en términos concretos, los desafíos del archivo digital incluyen «medios de almacenamiento obsoletos —cómo leer diskettes, tarjetas perforadas, cintas—» y la pregunta de cómo preservar material cuando «un archivo de computadora creado hace veinte años ya no puede ser leído» (Chan, en Actas CeDInCI, 2019). El proyecto InterPARES 3 va en la misma dirección, un documento digital no se preserva en sentido estricto, sino que se recrea en cada migración. Preservar es una práctica activa, no un estado de reposo. Por eso, la urgencia de digitalizar no depende solo del valor histórico de un documento, sino de qué tan frágil es su soporte. Un documento en papel térmico o en soporte magnético puede ser prioritario aunque haya sido ampliamente estudiado. La pregunta no es si vale la pena, sino cuánto tiempo queda a dicho soporte.
La copia
¿Cuántas copias existen de este documento, en qué soportes y en qué lugares? Esa pregunta nos ayuda a entender qué tan vulnerable está. En preservación digital existe una práctica conocida como la regla 3-2-1, mantener al menos tres copias del documento, en al menos dos tipos de soporte distintos, con al menos una copia en un lugar físico diferente. La adoptaron instituciones como la National Digital Stewardship Alliance (NDSA) y está referenciada en los lineamientos de la Biblioteca Nacional de Australia para UNESCO. El principio es sencillo, ningún soporte es infalible, pero perder simultáneamente copias distribuidas en distintos lugares y formatos es muy improbable. El problema es que alguien tiene que crear y mantener esas copias. En el contexto latinoamericano, donde los proyectos de digitalización suelen ser esfuerzos de equipos pequeños con recursos limitados, preguntarse cuántas copias existen es también preguntarse dónde está el trabajo que ya hicieron otros. Si un documento tiene presencia física en varias instituciones y una versión digital disponible en acceso abierto, tiene más sentido orientar la energía hacia documentos que no tienen esa cobertura. Como señala Cruz Mundet, la preservación de documentos electrónicos implica no solo migrar a soportes estables, sino también «la duplicación para prevenir los daños derivados de la manipulación cuando ésta sea un factor de riesgo» (Cruz Mundet, 2011, pp. 287-288, citado en Gómez et al., 2019, p. 14). Esa duplicación no es solo una medida técnica: es una decisión sobre cómo se distribuye la responsabilidad de cuidar un documento en el tiempo.
La localización
Este es el eje que más directamente se refleja en el diseño de las fichas de Documento Activado. En cada ficha incluimos un campo de disponibilidad que registra dónde existe el documento o alguna versión de él, centros de documentación, bibliotecas, archivos personales, repositorios digitales. Esa información no es decorativa. Es lo que nos permite tomar decisiones sobre dónde tiene sentido poner el trabajo. Si al mapear la localización de un documento encontramos que ya existe en varias instituciones y que al menos una tiene una versión digital de acceso abierto, la tarea más urgente no es digitalizarlo de nuevo. Es registrar esa existencia, enlazarla, asegurarse de que sea encontrable. Si en cambio el documento vive en una única colección privada o en un fondo que nadie ha trabajado, la necesidad es mucho más apremiante. Esto conecta con el principio de interoperabilidad que define a los repositorios digitales de acceso abierto, la capacidad de un sistema para vincularse con otros y ser encontrado desde distintos puntos de entrada. Mapear la localización de un documento es una forma de participar en ese ecosistema en lugar de duplicar lo que ya existe.
La preservación como práctica colaborativa
Los conceptos —tiempo, copia, localización— no se usan por separado. Son preguntas que se hacen juntas para llegar a una decisión informada sobre qué digitalizar, cuándo y con quién. Un documento cuyo soporte se está deteriorando y del que existe una sola copia en una colección poco accesible es una prioridad clara. Uno estable, con múltiples copias y disponible en acceso abierto, no lo es de la misma manera.
Los proyectos ligados a las artes visuales —y los archivos personales en general— no pueden preservarlo todo, y muchas veces tampoco tiene sentido intentarlo. Lo que sí es posible es construir una visión colectiva, saber dónde están los documentos, en qué estado se encuentran, qué parte del trabajo ya fue hecha y quién la está haciendo. Eso es lo que permite colaborar en lugar de repetir esfuerzos, y orientar la energía hacia donde hay una necesidad real.
Recursos externos
Bibliografía
Cruz Mundet, J. R. (2011). Diccionario de Archivística. Madrid: Alianza Editorial.
Gómez et al. (2019). Glosario específico para la transferencia de documentos electrónicos. Archivo Nacional de Chile / Ministerio de Hacienda.
InterPARES 3 Project. Terminology Database. Recuperado de http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm
Castro, Virginia (2019). «El giro posmoderno en la archivología», en Actas del II Congreso Internacional sobre archivos personales en transición. Buenos Aires: CeDInCI/UNSAM.
Chan, Peter (2019). Taller sobre ePADD, en Actas del II Congreso Internacional sobre archivos personales en transición. Buenos Aires: CeDInCI/UNSAM.
National Digital Stewardship Alliance (NDSA). Levels of Digital Preservation. https://ndsa.org/publications/levels-of-digital-preservation/
